W sobotę 12 kwietnia 2014 r. w siedzibie PFO odbyło się pierwsze spotkanie nowo powołanej Rady Federacji.
W posiedzeniu uczestniczyli:
1) Michał Horzela – prezydent
2) Henryk Chojnacki – członek
3) Artur Kupczak – członek
4) Mariusz Herich – członek
Jarosław Mitko ze względów służbowych nie mógł uczestniczyć w posiedzeniu RF.
Obradom przewodniczył prezydent. W trakcie spotkanie zostały poruszone następujące kwestie.

Podział funkcji w RF

Rada ukonstytuowała się poprzez przydzielenie funkcji poszczególnym członkom zgodnie z zapisami statutowymi. Podział przedstawia się następująco
a) Michał Horzela – prezydent
b) Jarosław Mitko – wiceprezydent ds. hodowlanych
c) Mariusz Herich – wiceprezydent ds. organizacyjnych
d) Henryk Chojnacki – sekretarz
e) Artur Kupczak – skarbnik

Sprawy związane z OMP 2014

Rada przedyskutowała temat przyszłych Ornitologicznych Mistrzostw Polski.  Prezydent poinformował, że nie wpłynęła żadna propozycja organizacji 77 OMP w wyznaczonym przez RF czasie tj. 30 października 2013 r. Ustalono, że RF wystosuje do stowarzyszeń oficjalnego maila z zapytaniem odnośnie organizacji 77 OMP.

Sprzęt PFO

Prezydent poinformował RF o pozostającym do dyspozycji Federacji majątku, to jest laptopie, projektorze, drukarce oraz zapoznał zebranych z zawartością szaf będących własnością PFO.

Spółka PFO Sp. z o.o.

Prezydent przedstawił stan prawny spółki federacyjnej  zadając zebranym pytanie czy któryś z nich chciałby się zająć sprawami związanymi ze sprzedażą standardów oraz obrączek łącznie z objęciem funkcji w zarządzie spółki. Zebrani uznali, że na chwile obecną nie będą dokonywali zmian w zarządzie spółki. Prezydent poinformował zatem, że przygotuje projekt uchwały delegującej członków RF do Zgromadzenia Wspólników spółki w ilości 3 osób z wyłączeniem prezydenta.

Platforma Internetowa – Polskiej Federacji Ornitologicznej

Prezydent poinformował zebranych, że prace nad platformą dobiegły końca jeżeli chodzi o jej kluczowe moduły. Od 1 lipca 2014 roku nastąpi rozpoczęcie prac w sekcji ds. CIH. Od października poprzez platformę zostaną złożone pierwsze zamówienia na obrączki. Ustalono, że zostanie przygotowany przewodnik dla stowarzyszeń w jaki sposób korzystać z platformy wraz z próbą wykonania filmików instruktażowych.

Funkcjonowanie sekcji ds. CIH

Ustalono, że do czasu włączenia platformy sprawami CIH będzie zajmował się prezydent. Po tym czasie zostanie wyznaczona osoba do obsługi platformy z ramienia RF jeżeli chodzi o obsługę modułu CIH. Uprasza się stowarzyszenia o przesyłanie wniosków o nadanie CIH na adres siedziby PFO to jest 40-321 Katowice, ul. Gen. Hallera 28 oraz do tego skanu wniosku na adres cih@pfo.info.pl. Bieżące wnioski zostaną rozpatrzone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 23 kwietnia (tydzień przez upływem ostatniego terminu zamawiania obrączek).

Plan zebrania sekcji sędziów w dniu 22 czerwca 2014 roku.

Prezydent zapoznał zebranych z listem p. prezesa sekcji sędziów w sprawie zebrania, które odbędzie się w dniu 22 czerwca b.r. Poinformował, że oczekuje iż członkowie RF zjawią się na spotkaniu sekcji, aby zobaczyć jak sekcja pracuje. Poinformował również, że prezes PZHKiPE zgłosił się do prezesa sekcji sędziów w sprawie wyrażenia opinii w sprawie utworzenia komisji w PZHKiPE do spraw współpracy z sąsiednimi związkami (w innych krajach). Na kierownika sekcji została zaproponowana p. Justyna Krawczyk. Członkowie rady uznali, że taką sekcję powinno się powołać w ramach PFO, gdyż nie tylko PZHKiPE ma swoje oddziały w rejonach przygranicznych, ale inne stowarzyszenia również. W tej sprawie RF będzie kontaktowała się z prezesem sekcji sędziów i prezesem PZHKiPE.

Zmiany dotyczące rachunku bankowego Federacji.

Prezydent poinformował członków rady, że konieczne będzie udanie się do placówki banku w celu złożenia podpisu pod kartą wzorów podpisów, aby uzyskać dostęp do systemu transakcyjnego. Jest to konieczne dla niezachwianego funkcjonowania PFO. Prezydent poinformował, że rozpocznie rozmowy z bankiem w sprawie przygotowania kompletu dokumentacji niezbędnej do dokonania zmian.

Sprawy PR – komunikacja społeczna.

W trakcie posiedzenia członkowie rady omawiali sprawy związane z komunikacją społeczną, PR-em oraz funkcjonowaniem strony internetowej. Ustalono, że sprawami związanymi z szeroko rozumianym PR-em będzie zajmował się sekretarz rady. Pan Chojnacki zobowiązał się że rozpocznie rozmowy z przedstawicielami mediów w celu rozpoczęcia promocji PFO poprzez radio, telewizję oraz inne środki masowego przekazu. Ustalono, że stronę nadal będzie prowadził p. Jacek Dybich, gdyż w ocenie rady działanie to jest wykonywanie w sposób profesjonalny i jeżeli p. Dybich wyrazi wolę kontynuacji swojej pracy RF jest temu przychylna.

Spotkanie ze skarbnikiem sekcji sędziów.

Prezydent poinformował członków rady, że konieczne będzie zorganizowanie spotkania ze skarbnikiem sekcji sędziów celu ustandaryzowania procedur oraz dokumentacji finansowej obowiązującej w federacji. Spotkanie w gronie prezydent, skarbnik oraz skarbnik sekcji sędziów odbędzie się w czasie późniejszym.

Pozostałe sprawy

Prezydent przedstawił zebranym członkom RF loginy i hasła do skrzynek pocztowych w domenie @pfo.info.pl. Od tej pory każdy członek RF ma przyporządkowaną skrzynkę e-mailową zgodnie z funkcją jaką sprawuje. Ustalono, że zostanie utworzona skrzynka dla komisji kontroli wewnętrznej: komisja@pfo.info.pl, a dane do logowania zostaną przedstawione członkom komisji.

Prezydent poinformował członków rady aby przesłali zdjęcie, które tymczasowo zostaną włączone do działu kontaktowego RF do czasu wykonania profesjonalnych zdjęć przez wiceprezydenta ds. organizacyjnych. Do zdjęcia należy dołączyć krótki opis przedstawiający sylwetkę członka RF.

Prezydent poinformował członków, że zwrócił się do niego reprezentant organizatora czeskiej wystawy z pytaniem o udostępnienie platformy do obsługi mistrzostwa. Prezydent poinformował, że zostanie  sporządzony kosztorys  przetłumaczenia platformy na język angielski (bądź czeski) i przedstawiony stronie czeskiej.

Rada ustaliła, że w sprawach niewymagających spotkania będzie wykorzystywała pocztę elektroniczną bądź w sprawach większej wagi komunikator skype. W sprawach szczególnej wagi Rada będzie się spotykała. Preferowane terminy spotkań to dni powszednie po godzinie 17.

Omawiano również wystąpienia prezesa sekcji sędziów dotyczącego transportu ptaków na Mistrzostwa Świata do Holandii. Rada będzie temat kontynuowała na następnych posiedzeniach.

Na koniec prezydent poinformował, że wpłynął e-mail z prośbą o współorganizowanie dnia dziecka (wraz z firmą komercyjną) w Dębicy. Sprawą zajmie się wiceprezydent ds. organizacyjnych. 
Nie podjęto żadnej uchwały. Na tym posiedzenie zakończono.

Rada PFO